….Code of Conduct and Conflict of Interest Policy..Code de conduite et Politique sur les conflits d’intérêts….

….Beliefs and Values..Convictions et valeurs….

….(as defined in our Strategic Plan approved on June 19, 2018) ..(Selon la définition du Plan stratégique approuvé le 19 juin 2018) ….

….This Code of Conduct / Conflict of Interest reflects the shared values that we hold as an Ottawa based charitable non-profit organization whose interests include the advancement of the cultural community in Ottawa. ..Le Code de conduite et la Politique sur les conflits d’intérêts témoignent des valeurs communes qui nous animent comme organisme caritatif sans but lucratif dont les intérêts portent, entre autres, sur l’avancement du milieu culturel d’Ottawa. ….

….Belief Statement..Énoncé de conviction….

….We envision a city enriched by the transformative benefits of the arts. To this end, we believe: ..Nous imaginons une ville enrichie par le pouvoir transformateur des arts. À cette fin, voici nos convictions : ….

1. ….The arts are essential and provide an intrinsic and integral value to individuals and society. ..Indispensables, les arts procurent une valeur intrinsèque et essentielle aux personnes et à la société. ….

2. ….The arts increase self-expression and creativity, strengthen community connections and provide social and economic benefits. ..Les arts rehaussent la libre expression et la créativité, tissent des liens avec la communauté et procurent des retombées sociales et économiques. ….

3. ….The arts should be accessible to everyone. ..Les arts doivent être accessibles à toutes et à tous. ….

4. ….An evolving, thriving and inclusive arts sector encourages engagement, innovation and excellence from a wide spectrum of artists. ..Dans un secteur des arts dynamique, florissant et inclusif, un vaste éventail d’artistes peut créer, innover et exceller. ….

5. ….Our creative community engages active participation by our residents, visitors, supporters, educators and the private sector. ..Notre communauté créative stimule l’entière participation de nos résident(e)s, visiteurs et visiteuses, partisan(e)s, enseignant(e)s et organisations du secteur privé. ….

6. ….Artists and arts organizations deserve exemplary support and services. ..Artistes et organismes artistiques ont droit à un appui et à des services exemplaires. ….

….Values..Valeurs….

• ….Integrity – We are open, honest, transparent and respectful in our efforts to deliver value. ..Intégrité – Nous sommes ouverts, honnêtes, transparents et respectueux dans nos efforts de création de valeur. ….

• ….Innovative – We embrace the use of innovation and creative responses to solve problems and find solutions. ..Innovation – Nous valorisons l’innovation et les mesures créatives pour la résolution de problèmes et la recherche de solutions. ….

• ….Inclusion – We are committed to diversity and inclusion to ensure equitable representation and participation of everyone in the arts. ..Inclusion – Nous croyons que la diversité et l’inclusion assurent la juste représentation et la participation de tous aux arts. ….

• ….Collaboration – We work collectively with others to advance our mandate and impact. ..Collaboration – Nous collaborons avec d’autres personnes pour promouvoir notre mandat et notre impact. ….

• ….Responsive – We are adaptive in responding to evolving needs and opportunities in the arts. ..Adaptabilité – Nous évoluons afin de répondre aux nouveaux besoins et aux nouvelles possibilités dans les arts. ….

….Purpose of our Policy..Raison d’être de la politique….

….Our Code of Conduct / Conflict of Interest sets out the practices we need to apply to our everyday experiences. When we demonstrate these values, we build an organization with Ottawa Arts Council Code of Conduct and Conflict of Interest Policy Active since October 16, 2018 2 integrity that has the trust and confidence of our members, partners and the public. It is designed to promote ethical decision-making and behaviour. ..Le Code de conduite et la Politique sur les conflits d’intérêts énoncent les comportements que nous devons adopter au quotidien. En incarnant ces valeurs, nous créons une organisation intègre en laquelle nos membres, nos partenaires et le grand public peuvent avoir confiance. Cela vise à promouvoir un processus décisionnel et des comportements éthiques. ….

….If an individual involved with the Council has a question or is looking for guidance, they should speak to the Executive Director or the designated Board Director. Committee Members should speak to the Chair of the Board or the designated Committee Chair. ..Si une personne qui interagit avec le Conseil a une question ou a besoin de conseils, elle devrait s’adresser à notre directrice générale ou au membre du Conseil d’administration concerné. Les membres des comités devraient s’adresser à la présidente du Conseil d’administration ou au membre qui préside le comité concerné. ….

….Transparency..Transparence….

….Where there might be a conflict between our personal interests and those of the Council, we must disclose that fact immediately, in writing, and seek guidance from the Executive Director, Committee Chair or Board President. ..En cas de conflit entre nos intérêts personnels et ceux du Conseil des arts, nous devons divulguer immédiatement la situation par écrit et demander conseil à la directrice générale, aux présidents des comités ou à la présidente du Conseil d’administration. ….

….We must abide by national, provincial and municipal policies that apply to such things as keeping records of our important decisions, the retention of records and freedom of information. ..Nous devons suivre les règles provinciales et municipales s’appliquant à des questions comme la tenue de dossiers de nos décisions importantes, la conservation des dossiers et le libre accès à l’information. ….

….We understand that, over time, circumstances can change and we may need to disclose again: the obligation to disclose is a continuing one. ..Nous comprenons qu’au fil du temps les circonstances peuvent évoluer et que nous pourrions devoir faire d’autres divulgations, l’obligation de divulgation étant perpétuelle. ….

….Impartiality..Impartialité….

….We do our jobs without bias, without favour and without allowing outside interests to conflict with policy and work decisions. ..Nous accomplissons notre travail sans préjugés, sans favoritisme et sans laisser d’intérêts extérieurs influencer des décisions stratégiques et opérationnelles. ….

….We must make decisions without consideration of our personal interests or relationships. ..Nous devons prendre les décisions sans que nos intérêts personnels ou nos relations entrent en ligne de compte. ….

….We ensure that our outside activities do not conflict with our Council responsibilities. ..Nous veillons à ce que nos activités en dehors du travail ne soient pas contraires à nos responsabilités au sein du Conseil des arts. ….

….We do not participate in decisions that benefit ourselves or our personal relationships. ..Nous ne participons pas aux décisions pour en profiter pour nous-mêmes ou pour nos relations personnelles. ….

….Impartiality - Avoiding Conflicts of Interest..Impartialité - Éviter le conflit d’intérêts….

….If faced with a situation where one could directly benefit from a decision made, that individual needs to disclose the interest, in writing, to the Executive Director, Committee Chair or President and be removed from the decision-making process. The need for disclosure and withdrawal from the decision-making process applies not only to financial interests, but includes any personal benefit, or any benefit to personal relationships. ..Dans une situation où une personne pourrait profiter d’une décision, cette personne doit divulguer son intérêt par écrit à la directrice générale, aux présidents des comités ou à la présidente du Conseil d’administration et se retirer du processus décisionnel. La nécessité de divulgation et de retrait d’un processus décisionnel ne s’applique pas seulement aux intérêts financiers, mais aussi aux avantages personnels et aux avantages pour une relation personnelle. ….

….Impartiality - The Duty of Loyalty..Impartialité - L’obligation de loyauté….

….Our members and the public have an interest in ensuring that our Board, Committee Members and staff are committed to carrying out the Mandate of the Council, and that they are, and are perceived to be, impartial in carrying out their duties. ..Nos membres et le grand public s’attendent à ce que le Conseil d’administration, les membres des comités et le personnel exécutent le mandat du Conseil des arts et qu’ils s’acquittent de leurs tâches avec impartialité et qu’il(elle)s soient perçu(e)s comme tel. ….

….Given the public interest in impartial public service, Board and Committee Members must exercise discretion in their review of our funding and programming partners and should consider how their public comments may affect the public perception of those relationships. ..Le public étant attaché à l’impartialité de la fonction publique, le Conseil d’administration et les membres des comités sont tenu(e)s à la discrétion lorsqu’il(elle)s examinent le financement et les partenaires de programmation et il(elle)s doivent comprendre que leurs commentaires publics peuvent influencer la perception du public à l’égard de ces relations. ….

….We must distinguish between our personal comments or opinions and our Board and Committee roles. ..Nous devons faire la distinction entre nos commentaires et avis personnels, et notre rôle au sein du Conseil d’administration ou des comités. ….

….We cannot claim to speak on behalf of any entity that is not associated and has not approved our authority to represent their interests. ..Nous ne pouvons prétendre représenter les intérêts d’une entité qui n’est pas associée au Conseil des arts ou qui ne nous a pas autorisés à la représenter. ….

Respect

….We are making decisions through the use of public funds and are responsible for delivering our project results to the best of our ability. ..Nous prenons des décisions grâce à l’utilisation de deniers publics et il nous incombe d’obtenir les meilleurs résultats possible. ….

….Our own actions reflect on the cultural sector and define our place in the community. We have an obligation to help build pride in our City and respect the dignity and diversity of our colleagues and to treat them as we would like to be treated ourselves. ..Nos agissements se répercutent sur le secteur de la culture et définissent notre place dans la communauté. Nous avons l’obligation d’aider à rehausser la fierté dans notre Ville et à respecter la dignité et la diversité de nos collègues et à les traiter comme nous voudrions l’être. ….

….We devote ourselves fully to our Board / Committee obligations in a timely manner. All property (including documentation, inventories, research materials and equipment) in our care as part of our role should be properly secured and protected at all times. ..Nous accomplissons nos obligations envers le Conseil d’administration ou les comités avec dévouement et ponctualité. Tous les biens (documents, inventaires, documents de recherche et appareils) dont nous avons la garde dans le cadre de notre rôle doivent être mis en sécurité et protégés en tout temps. ….

….Accountability..Reddition de comptes….

….This Code of Conduct / Conflict of Interest Policy sets out a vision for Board and Committee Members as transparent, respectful and impartial. We are proud to live these principles in our work every day and we encourage accountability in this regard. We know that breaches of the values set out in this Code / Policy can only erode our reputation and, ultimately, our integrity. We owe it to the public, the cultural community and to ourselves to be accountable for our actions. ..La présente politique sur le code de conduite et les conflits d’intérêts énonce une vision de transparence, de respect et d’impartialité pour le Conseil d’administration et les membres des comités. Nous sommes fiers d’incarner ces principes au quotidien et nous encourageons la reddition de comptes à cet égard. Nous savons que tout manquement aux valeurs énoncées dans la présente politique pourrait entacher notre réputation et, à terme, notre intégrité. Nous devons au public, à la communauté culturelle et à nous-mêmes d’agir de manière responsable. ….

….We understand that breaches of the Code / Policy shall be subject to disciplinary action, up to and including dismissal. ..Nous savons que tout manquement au Code de conduite et à la Politique est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. ….

….We seek interpretation of the Code / Policy from the President and Committee Chairs. ..Nous demandons à la présidente du Conseil d’administration et aux présidents des Comités d’interpréter le Code et la Politique. ….

….We should observe the Code / Policy as part of our Committee work and review the Code as part of our planning and reporting schedule. ..Nous devons observer le Code et la Politique dans l’exercice de nos tâches au sein des comités et réviser le Code au cours de nos activités d’établissement de plans et de rapports. ….